O futuro da conferência: os eventos permanecerão virtuais após os bloqueios?

Keith Townsend passou seis semanas planejando sua primeira conferência da empresa. Mais de 200 pessoas assistiram a 25 palestrantes especialistas, mas nenhuma mão foi sacudida ou um cartão de visita foi entregue.

Como a maioria dos Estados Unidos continua a seguir as diretrizes de distanciamento social, os eventos comerciais seguiram o caminho das reuniões de trabalho e giraram para plataformas virtuais.

A empresa de Townsend, The CTO Advisor, lançou seu evento focado em TI através da plataforma de conferência virtual vFairs.

Em 21 de abril, com uma combinação de conteúdo pré-gravado e ao vivo, mais de 280 pessoas participaram da conferência da empresa com a oportunidade de direcionar mensagens aos palestrantes especialistas.

"Você perde o fator intimidador de se aproximar de alguém", disse Townsend ao US HOJE. "A natureza semi-anônima da internet é um grande equalizador", acrescentou.

As conferências virtuais têm visto um aumento constante à medida que as empresas estão recorrendo a recursos on-line em substituição à iluminação fluorescente, piso acarpetado e cadeiras de filas de eventos comerciais, geralmente realizados em hotéis e centros de convenções.

Embora a América ainda esteja a meses de voltar a reuniões de massa, empresas e organizações estão se concentrando em como se beneficiar da tendência virtual, mesmo quando os bloqueios são suspensos.

Em março, as preocupações com cancelamentos abalaram o setor de planejamento de eventos, pois as empresas perderam milhares de dólares em receita e enfrentaram o desafio de recuperar seus negócios.

As empresas tiveram que se reinventar quando se trata de sediar eventos. Por exemplo, o Facebook anunciou em abril que mudaria o Oculus Connect 7 para um formato digital ainda este ano. A Workday, empresa de software de gerenciamento, também cancelou sua conferência anual de vendas internas e passou a organizá-la virtualmente.

Os eventos online profissionais e de negócios aumentaram 1,100% em abril em comparação com abril do ano passado, segundo a Eventbrite.

"Nossos dados estão mostrando um aumento significativo na demanda por eventos on-line e foi inspirador ver as maneiras inovadoras que os criadores de eventos estão alavancando nossa plataforma", disse Crystal Valentine, diretor de estratégia de dados da Eventbrite. "Esperamos que os eventos online continuem a desempenhar um grande papel nos eventos pós-pandemia".

E os consumidores estão gastando dinheiro para participar de eventos on-line - cerca de US $ 29 por participante, de acordo com o site de gerenciamento de ingressos e ingressos.

Bombeando a tendência
Os eventos transmitidos ao vivo já estavam vendo um aumento no envolvimento antes do surto de coronavírus. Mais de 67% dos consumidores em todo o mundo transmitiram conteúdo de vídeo ao vivo, com 47% dos consumidores em todo o mundo dizendo que aumentaram a transmissão ao vivo desde o ano anterior, diz um relatório do Interactive Advertising Bureau de 2018.

A ferramenta de transmissão de vídeo Socialive começou cedo com a parceria com o Facebook e o LinkedIn quando foi lançada em 2016, mas pouco sabia que a receita da empresa dispararia quatro anos depois.

"Quando o COVID-19 chegou, acabamos de ver uma enxurrada de pedidos", disse David Moricca, CEO da Socialive. "Aumentamos nossa base de clientes em 90% desde o início de março e nossa receita cresceu 146%".

Embora empresas como a Socialive estejam vendo um grande aumento devido à falta de eventos presenciais, os eventos virtuais se tornarão normais mesmo depois que os estados decidirem levantar suas restrições de bloqueio?

"Toda organização que realiza eventos estará pensando em sua experiência física, bem como em sua experiência digital e virtual", diz Moricca. "Um vídeo de estilo autêntico pode mostrar um elemento humano da sua organização."

Eventos híbridos são mais prováveis
Agências de marketing como a Impact XM já estão desenvolvendo estratégias para empresas que planejam sediar grandes conferências no terceiro e quarto trimestre do ano.

"Entre daqui a dois anos, acreditamos que haverá algumas estratégias de ponte", disse John Capano, vice-presidente sênior de desenvolvimento de clientes da Impact XM, ao US TODAY.

Capano explicou que alguns dos modelos que as empresas e os planejadores de eventos podem levar em consideração para combinar experiências virtuais e pessoais.

Esses eventos híbridos hospedariam seu evento principal em um local, mas terão eventos de satélite em outros locais para evitar que milhares de pessoas se conglomerem em um espaço de cada vez. À medida que as pessoas se reúnem para eventos presenciais, Capano explicou que as empresas também devem se concentrar em fornecer um hub de eventos virtuais para os participantes virtuais.

Até que as pessoas possam voltar a se encontrar pessoalmente, alguns setores ainda precisam enfrentar o jogo de espera para recuperar seus eventos programados.

Quando se trata de redes, Capano explicou que esse pode ser um dos fatores que uma empresa pode ter para discar em seu evento virtual.

"Você ainda pode conversar ao vivo, criar salas de bate-papo e salas virtuais", diz Capano. "Você simplesmente não está fazendo isso tão facilmente como antes."

Para o evento de Townsend, o trabalho em rede foi limitado pela incapacidade da pessoa de ter uma representação visual de seus produtos.

"Você perde a aleatoriedade dos eventos pessoais", disse Townsend. "Você não tem a experiência humana natural."

O CEO da Socialive acredita que as empresas já estão assumindo a responsabilidade de satisfazer o fator de rede através de caixas de bate-papo e criando um nível de intimidade ao ampliar uma marca em diferentes plataformas de mídia social.

"Você ainda pode criar uma experiência totalmente com marca praticamente que brilhará a luz certa em sua organização e marca", disse Moricca.

Efeito dominó nos hotéis
O Marriott International teve que adiar todos os eventos que ocorreram em março, abril e maio.

"Todos foram transferidos para o terceiro e quarto trimestre e alguns em 2021", diz Brian King, diretor global de digital, distribuição, estratégia de receita e vendas globais da Marriott International. "Vimos muitas remarcações versus cancelamentos definitivos".

Quando os estados começam a reabrir negócios, o Marriott se prepara para implementar novos protocolos para suas grandes conferências. Algumas delas incluem limpar áreas altamente afetadas a cada hora, trocar buffets de comida por refeições embaladas, remover canetas e almofadas das mesas, a menos que solicitado por um planejador, ajustar as salas de reunião com diretrizes de distanciamento social e estabelecer bonés em cada sala.

King também explicou que a equipe do hotel também controlará como as pessoas se deslocam de uma reunião para outra. Em vez de ter um grande conglomerado de pessoas reunindo-se de uma só vez, a equipe do hotel começará a fechar determinadas áreas para impedir que um grande fluxo de pessoas entre na sala.

"Estamos repensando e reformulando toda a experiência do evento", disse King ao US TODAY.

A Marriott também vê isso como uma oportunidade para hotéis com grandes espaços ao ar livre ou em áreas montanhosas, para ver um aumento na atividade do evento.

"Pode haver reuniões menores ocorrendo em locais que não foram muito importantes", diz King.

O executivo da Marriott espera que os negócios voltem assim que for seguro se reunir novamente em reuniões de massa.

"Quando o tempo passar, haverá essa demanda reprimida de socializar", especula King. "Esse senso físico de estar com as pessoas e fazer parte de uma comunidade não pode ser substituído pela tecnologia".

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